با ارگ تجارت همراه باشید: آداب ملاقات برای کسب و کار خوب است، زیرا امکان ارتباط شفاف و تصمیم گیری موثر را فراهم می کند. اما اغلب اوقات، جلسات بیشتر از آنچه که باید طول می کشد و نمی تواند شرکت کنندگان را درگیر خود نگه دارد.
فرقی نمی‌کند با شرکا، فروشندگان یا کارمندان ملاقات می‌کنید، اهمیت گروه خود را با این موارد ضروری به نمایش بگذارید.
هدف را تعیین کنید
یک هدف روشن، لحن جلسه را تعیین می کند و جهت آن را تعیین می کند. هدف شما باید مشخص و قابل اندازه گیری باشد. اگر از شرکت کنندگان انتظار دارید که طوفان فکری کنند، از هر شرکت کننده بخواهید فهرستی از ایده ها را ارائه دهد.
از خود بپرسید که آیا این جلسه واقعاً ضروری است؟
جلسات ممکن است پر هزینه باشند. برای محاسبه هزینه دقیق، دستمزد ساعتی هر فرد حاضر را در طول تجمع ضرب کنید. اگر هدف شما می تواند از طریق ایمیل، تماس کنفرانسی، اسکایپ یا حتی یک گفتگوی سریع یک به یک محقق شود، به طور کلی از جلسه صرف نظر کنید.
از تصمیم گیرندگان دعوت کنید
مؤثرترین جلسات باید شامل ذینفعان شود تا اطمینان حاصل شود که می توان بلافاصله تصمیم گیری کرد. اگر تصمیم گیرنده کلیدی در دسترس نیست، از زیردستان بخواهید در آن شرکت کند. در حالت ایده‌آل، این شخص می‌تواند به‌جای سرپرست خود صحبت کند و حداقل یادداشت‌برداری کند و گزارش بدهد.
بایستید
جلسات معمولی که برای تماس با کارمندان و بحث در مورد گزارش وضعیت طراحی شده اند معمولاً در 15 دقیقه یا کمتر انجام می شوند. اگر همه سرپا بمانند، به احتمال زیاد جلسه را کوتاه و دقیق نگه خواهید داشت.
برنامه ریزی استراتژیک داشته باشید
اگر می‌خواهید که هر یک از شرکت‌کنندگان جلسه کاملاً درگیر باشند، در صبح‌های شنبه، زمانی که همه در حال پیگیری ایمیل هستند، اجتناب کنید. همچنین از بعدازظهرهای پنجشنبه، زمانی که کارمندان مشغول پایان هفته هستند و مشتاقانه منتظر آخر هفته هستند، خودداری کنید. جلسات را در روز و زمانی که احتمال مشارکت شرکت کنندگان در آن بیشتر است، برنامه ریزی کنید.
یک محدودیت زمانی تعیین کنید و به آن پایبند باشید
جلساتی که ساعت ها طول می کشد باعث می شود که حوصله و تمرکز شرکت کنندگان از بین برود. زمان توجه کوتاه است و زمان ارزشمند است. پربارترین جلسات به موقع شروع می شوند و به موقع به پایان می رسند.
دستور کار را اولویت بندی کنید
مهم ترین موضوعات را برای آخر نگذارید. برای اطمینان از دستیابی به اهداف با اولویت، ابتدا در مورد مرتبط ترین موضوعات بحث کنید. به این ترتیب، اگر کسی نیاز به کناره‌گیری یا ترک جلسه زودهنگام داشته باشد، همچنان به اهداف اصلی خود دست یافته‌اید.
به دستور کار پایبند باشید
دستور کار یک طرح کلی است، چارچوبی برای نگه داشتن همه در موضوع و حفظ جریان جلسه. دستور جلسه باید در یک صفحه نگه داشته شود و نباید چیزی غیر از موضوعات اصلی گفتگو را شامل شود. اگر شرکت کنندگان اصرار دارند که خارج از نوبت صحبت کنند، وارد عمل شوید و به آنها پیشنهاد دهید که بعد از جلسه صحبت کنند یا یک بحث جداگانه را برنامه ریزی کنند. سپس فوراً به موضوع مورد نظر برگردید.
مفاهیم را از طریق داستان ارائه دهید
هنگامی که به گروهی مفاهیم کلیدی یا ایده های جدید ارائه می دهید، به خصوص مدل هایی که درک آنها دشوار است، توضیح دهید که چرا باید به آنها اهمیت دهند. موضوع را با یک داستان سریع توضیح دهید و از مثال ها استفاده کنید.
اتمام جلسه واضحی داشته باشید
در پایان جلسه، هر تصمیم، ضرب‌الاجل‌ها را سریعاً تکرار کنید و هرگونه اقدام بعدی را که لازم است روشن کنید. همه شرکت کنندگان در جلسه باید دقیقا بدانند که از آنها چه انتظاری می رود. هر جلسه بعدی را فوراً برنامه ریزی کنید.
