چطور می‌توانید کارمندان خود را با انگیزه و متمرکز نگه دارید؟

در این مقاله از سری آموزش های ارگ تجارت به استراتژی هایی میپردازیم که باعث افزایش انگیزه و تمرکز کارمندان می شود، پس با ما همراه باشید:

ارتباط با کارکنان و مصمم نگه داشتن آنان برای ادامه کار و پروژه با استفاده از افزایش انگیزه و تمرکز، یکی از وظایف مدیران شرکت ها و سازمان ها می باشد، در این مقاله به استراتژی های مختلف برای انجام این وظایف میپردازیم:

1. با همه کارکنان در ارتباط باشید

با اینکه دفاتر در حال بازگشایی هستند و شرکت‌ها به سمت فعالیت حضوری پیش می‌روند، بازگشت کامل با حال و هوای قبل از همه گیری دور از ذهن به نظر می‌رسد. همین مسئله باعث شده تا فضای کاری شکلی ترکیبی به خود بگیرد و بین فعالیت‌های مجازی و فیزیکی معلق بماند. چنین شرایطی مدیران و رهبران کسب و کارها را ملزم می کند تا بدون در نظر گرفتن نحوه کار کارکنان خود (مجازی و فیزیکی) به طور مداوم با همه کارکنان خود در تماس باشند.
به عنوان مدیر یک کسب و کار باید اطمینان حاصل کنید که در طول ساعات کاری و حتی بعد از آن به صورت منظم با کارکنان خود در تماس هستید. این مورد در رابطه با کارکنانی که به صورت مجازی دورکاری می‌کنند، اهمیت بیشتزری پیدا می‌کند چرا که باعث می‌شود آنها احساس کنند دیده می‌شوند و برایشان ارزش قائل هستید. علاوه بر این تماس‌های منظم با کارکنان به شما اجازه می‌دهد تا پیشرفت آنها را در بخش‌های مختلف پیگیری کنید.

2. اهداف سالانه خود را منعطف در نظر بگیرید

اهداف سالانه اغلب برای کارمندانی که با حجم کاری بالایی سروکار دارند استرس بسیار زیادی ایجاد می‌کند، به خصوص اگر کسب و کار شما در حال بهبود از مشکلات دوران همه‌گیری باشد. در چنین مواردی، توصیه می‌شود اهدافی را به عنوان اهداف سالانه تنظیم کنید که می‌توانند برای دنبال کردن تا سه ماهه اول سال 2022 منتظر بمانند. وقتی بخش کمی از بار کاری که روی دوش کارمندانتان سنگینی می‌کند را بردارید و به آنها فضای کافی بدهید تا بتوانند زیر بار وظایفشان نفس بکشند، کارمندان شما نیز انگیزه بیشتری برای انجام کارهایی که در دست دارند خواهند داشت.

3. در روابط خود شفاف باشید

چه در حال انجام تغییراتی در سیاست‌های مدیریتی باشید چه در حال اعلام خبر یا نکته‌ای مهم، باید مطمئن شوید که اظهارات شما و سرگروهای بخش‌های مختلف کسب و کارتان بدون ابهام باشند. اهمیت این مورد در کسب و کارهایی که فضای کاری ترکیب دارند، اهمیت بیشتری پیدا می‌کند چرا که یک محیط کار پر هرج و مرج می‌تواند تمرکز و میزان مشارکت کارکنان شما را کاهش دهد.

4. به کارکنان خود پشتیبانی شخصی ارائه کنید

گذشت آن روزها که شرکت‌ها از میز خدمات سنتی برای ارائه پشتیبانی به کارکنان خود استفاده می‌کردند. در سال 2022 هستیم و باید مطمئن شوید که در حال حرکت به سمت استفاده از ابزارهای پیشرفته و خودکار برای ارائه پشتیبانی به کارکنان خود هستید. میز خدمات امروزی با هوش مصنوعی کار می‌کند و در عرض چند ثانیه تمام خدمات پشتیبانی مورد نیاز را به کارمندان شما ارائه می‌دهد. 
تصور کنید داده‌های مربوط به حوزه کاری‌تان را روی پایگاه داده بارگذاری کرده‌اید. در این صورت چت ربات‌ها و دستیاران مجازی که به این پایگاه داده دسترسی دارند می‌توانند سوالات مطرح شده توسط کارکنان شما را بررسی کرده و با جست و جوی پایگاه داده به سرعت به سوالات کارکنان شما پاسخ دهند. علاوه بر این، میز خدمات مبتنی بر هوش مصنوعی‌ می‌تواند فرآیند تیکتینگ دستی را به‌روزرسانی ‌کند تا به کارمندان شما اجازه دهد با چند کلیک ساده، مشکلات و راه‌حل‌هایی که بخش پشتیبانی در پاسخ به آنها ارسال کرده را پیگیری کنند.

5. برای سال بعد برنامه ریزی کنید

برنامه ریزی برای سال آینده قبل از به پایان رسیدن سال جاری امری ضروری است. این کار به شما کمک می‌کند تا مسیر و اهداف مورد نظر خود را با  کارمندانتان به اشتراک بگذارید و آنها را آماده کنید با داشتن برنامه‌ای مدون، با سردرگمی و بی‌خبری وارد سال 2022 نخواهید شد. همه‌گیری به خوبی به ما نشان داد که چطور همه چیز می‌تواند یک شبه خراب شود. شرکت‌ها باید برای بدترین شرایط آماده باشند و اطمینان حاصل کنند که عملکرد آنها به دلیل شرایط پیش بینی نشده مختل نمی‌شود.

6. کارکنان خود را به استفاده از پلتفرم‌های مشارکتی را تشویق کنید

پلتفرم هایی مانند Zoom، Microsoft Teams و Slack به کارمندان سراسر جهان کمک کرده‌اند تا با همکاران و مدیران خود ارتباط برقرار و برای انجام کارها با آنها همکاری کنند. حتی اگر شدت همه‌گیری کاهش یابد، توصیه می‌شود کارکنان خود را به نصب پلتفرم‌های مشارکتی در سال 2022 تشویق کنید. می‌توانید با ادغام میز خدمت مدرن با پلتفرم‌های مشراکتی، عملکرد این برنامه‌ها را افزایش دهید و به کارمندان خود کمک کنید تا بدون ترک پلتفرم مورد نظر خود به پاسخ سوالات خود برسند.

7. در مورد واگذاری پروژه ها صادق باشید

مدیران شرکت‌ها و مجموعه‌ها معمولا قبل از واگذاری پروژ‌های سخت و نامطلوب مرتکب اشتباه می‌شوند و سعی می‌کنند قبل از واگذاری پروژه، آن را خوب جلوه دهند و به نوعی ظاهرسازی کنند. اما نکته اینجا است که این استراتژی می‌تواند نتیجه معکوس داشته باشد و منجر به کاهش تمرکز و انگیزه کارکنان شود.
حالا وارد سال 2022 شده‌ایم، اطمینان حاصل کنید که توضیحات مربوط به واگذاری وظایف کارمندان صادقانه و شفاف باشد. اگر قصد دارید پروژه‌‌ای به کارمند خود اختصاص دهید و فکر می‌کنید که ممکن است این پروژه برایش پیچیده یا ناخوشایند باشد، صداقت به خرج دهید و از قبل راجع به شرایط پروژه شفاف عمل کنید. به این ترتیب، کارکنان شما می‌توانند خود را برای انجام پروژه آماده کرده و ابزاری که نیاز دارند را آماده کنند.

8. به صورت منظم بازخورد ارائه کنید

این روزها، اکثر کارکنان از انتقادات سازنده و بازخوردهای صادقانه‌ای که الهام بخش درون نگری و تغییرات مؤثر در رویکرد آنها است، استقبال می کنند. ارائه منظم بازخوردها به شما نیز کمک می‌کند تا پیشرفت کارمندان خود را در طول زمان بررسی کنید. بازخوردها می‌توانند به کارمندان هم کمک کنند تا با توجه به آنها مهارت‌های خود را برای بازدهی بیشتر بهبود دهند.

9. روی خلاقیت تمرکز کنید

فرقی نمی‌کند در حوزه تبلیغات مشغول به کارهستید یا مدیریت یک شرکت فناوری اطلاعات را به عهده دارید؛ چیزی که اهمیت دارد این است که همیشه کارکنان خود را به داشتن رویکردی خلاقانه تشویق کنید. فاصله گرفتن از روش‌های سنتی کار کردن ضروری است چرا که خلاقیت بیشتر به شرکت شما کمک می‌کند نسبت به رقبایش متمایز شود.

10. به کارمندان خود مشاوره دهید

پایش سلامت روانی کارکنان به اندازه سلامت فیزیکی آنها اهمیت دارد. از همین جهت توصیه می‌شود تا به صورت منظم به تیم خود مشاوره دهید و آنها را تشویق کنید تا مسائلی که در زندگی حرفه‌ای و شخصی‌شان وجود دارد را به اشتراک بگذارند.
مواردی که در این مقاله بررسی شد تنها تعدادی از روش‌های کاربردی برای حفظ تمرکز و انگیزه کارکنانتان در سال 2022 را شامل می‌‌شود. با این حال به کار گیری همین موارد می‌تواند به شما کمک کند تا روابط سالمی با کارمندان خود ایجاد کنید و سال جدید را با شور و نشاط آغاز کنید.