بهره جستن از این اصل محوری برای بنا کردن کسب‌وکارم، دلیل کلیدی پیشرفت کسب‌وکار من بوده است
برای خواندن نظرات یک مدیر کسب و کار درباره رشد یک یک کسب و کار با ارگ تجارت همراه باشید:
هر شنبه صبح (که اولین روز کاری هفته است)، اعضای تیم ما در کنفرانس مجازی، با دوربین روشن، دور یکدیگر جمع می‌شوند و با چند کلام دربارۀ احوال و احساساتشان صحبت می‌کنند. هیچ موضوع دیگری مطرح نمی‌شود و حتی سوالی هم پرسیده نمی‌شود. اما همۀ اعضا تیم، حتی خودم، وضعیت حال و ذهن خود را برای همکاران توضیح می‌دهد.
وقتی مسئول ارشد بازاریابی برای اولین بار این پیشنهاد را داد، من نمی‌دانستم چه واکنشی نشان بدهم! خودم شخصا ترجیح می‌دهم احساساتم را با دیگران به اشتراک نگذارم و فقط برای خودم نگه‌شان دارم. نگران بودم که مبادا صحبت دربارۀ احساسات، باعث ایجاد حس ضعف و شکنندگی شود. مگر نباید فقط روی موضاعات مربوط به کسب‌وکار تمرکز کنیم؟ در کنار این، اگر کسی از همکاران می‌گفت که مضطرب یا عصبی است، ممکن بود من بخواهم بقیۀ روز به این فکر کنم که منظورشان از حرفشان چه بوده و به چه چیزی اشاره می‌کردند؟
اما الان فهمیده‌ام که این کار، یک مثال عالی از روال و مراسمی است که برای کسب‌وکار ما، چه از نظر دورنی و چه بیرونی، ضروری است – شفافیت!
در شرکت ما، شفافیت، نه فقط به خاطر ماموریت اصلی ما (بررسی دقیق زنجیرۀ تامین خرده فروشی) بلکه به خاطر اینکه می‌خواهم اعضای تیم حضور منظمی داشته باشند، یک امر اساسی است. وقتی که به خاطر کروناویروس، کارمان کاملاً مجازی شد و کمی پخش‌وپلا شدیم، مطمئن بودم که ریسک ایجاد مشکل به خاطر مسائلی مثل قطعی ارتباطات، فرهنگ سازمانی تضعیف‌شده و حتی تنهایی وجود دارد. برای کاهش فاصلۀ ایجاد شده، یک سری اصول ایجاد کردیم که باعث شده همکاران من بتوانند به صورت هم‌راستاتری فعالیت کنند!
چند کلمه‌ای دربارۀ احساسات
صحبت چند کلمه‌ای دربارۀ احساسات فقط یک مثال است. نبودن در یک فضای مشترک فیزیکی باعث شده من نتوانم از زبان بدن و سطح انرژی سایرین چیزی بفهمم، اما به کمک صحبت چند کلمه‌ای دربارۀ احساسات می‌توانم بفهمم دوشنبه صبح‌ها در ذهن هم‌تیمی‌هایم چه می‌گذرد! شفافیتِ صحبت دربارۀ احساساتمان به ما یکدلی بیشتری داده، مخصوصا وقتی باهم‌دیگر سروکار داریم و این خودش باعث بیشتر شدن انسجام شده است.
صراحت داشتن افراطی
من معمولاً اعضا تیم مدیریت اجرایی را تشویق می‌کنم که این مورد را با یکدیگر تمرین کنند! صراحت افراطی لزوماً امرِ "نامهربان" نیست. در واقع، شخصا به این نتیجه رسیدم که "وضوح" به خودیِ خود نسبتا مورد "مهربانی" است، زیرا باعث می‌شود وقتی چیزی یا کاری نتیجه نمی‌دهد، افراد تظاهر نکنند که آن مورد مفید است و کارایی دارد! من می‌خواهم که اگر روزی روش جدیدی به کار گرفتم و کار نکرد، اعضا تیم مدیریت اجرایی به راحتی به من بگویند که این روش کار نمی‌کند و من باید بیشتر تلاش کنم! چه خوب باشد و چه بد، صراحت باعث می‌شود ما سریعتر و بیشتر رو به جلو حرکت کنیم!
شفافیت زمانی
با توجه به اینکه ما در پنج منطقۀ زمانی متفاوت کار می‌کنیم، من واقعا ترجیح می‌دهم همکاران تقویم حرفه‌ای-کاری خود را در دید سایرین قرار دهند. در محیط کار تمرکز من روی بهره‌وری است. پس اگر همکاران بخواهند در ساعات اداری به قرار دکترشان برسند یا به مدرسه بروند تا فرزندشان را به منزل بیاورند، باعث آزردگی خاطر نمی‌شود. در عوض، من از آن‌ها می‌خواهم که اگر مثلاً در ساعات خاصی فقط به صورت تلفنی در دسترس هستند، آن را به همکاران اعلام کنند. اگر یکی از اعضا شرکت به تقویم حرفه‌ای من نگاه کند، همه چیز را می‌تواند ببیند، همه چیز: از زمان های ورزش کردنم تا قرار ملاقات‌هایم با سرمایه‌گذاران! این موضوع اعتمادسازی را افزایش می‌دهد و حس دیده‌نشدن را کاهش می‌دهد.
تعهد ما به شفافیت روی نحوه عملکرد ما در دایرۀ بیرونی هم اثر می‌گذارد. اینکه فقط به مشتریان خود دربارۀ اینکه چه کسی محصولاتشان رو تولید می‌کند و محصولاتشان از نظر اخلاقی تولید می‌شود، کافی نیست. ما می‌خواهیم با شرکای خارجی‌مان هم شفافیت داشته باشیم.
کدام کارکردها برای کسب‌وکار ما اساسی‌اند؟
اصلاً آسان نیست که به مشتریان بگوییم کدام کارکردها برای کسب‌وکار ما اساسی‌اند و کدام‌ها نیستند. آدم دوست ندارد درآمد را از بین ببرد، مخصوصا اگر در یک استارت‌آپ فعالیت کند. البته باید در نظر داشت که اگر هم یک درخواست مشخص چند بار تکرار شود، احتمال دارد تعبیر آن سیگنال بازار باشد. اما وقتی یک مشتری به ما درخواست کاری می‌هد که خارج از عهدۀ کسب‌وکار ماست، اعضا تیم به صورت شفاف به مشتری می‌گویند چه کارهایی از ما بر می‌آید و چه کارهایی بر نمی‌آید. مشتریان نیز این صداقت را دوست دارند و معمولاً به تمرکز کاری ما، بازخورد مثبتی نشان می‌دهند.
صحبت دربارۀ چیزهایی که مفید واقع می‌شوند
صحبت کردن با مشتریان و تامین‌کنندگان دربارۀ چیزهایی که مفیداند (و چیزهایی که مفید نیستند) هم یک عملکرد کلیدی شفاف است. هرقدر هم که سخت باشد، ما با مشتریان دربارۀ دشواری بحران فعلی زنجیرۀ تامین و اثر آن روی هزینه‌های حمل و نقل صحبت می‌کنیم.
ادامه این صحبت به بحث قیمت‌گذاری می‌رسد، بنابراین با صراحت با مشتریان دربارۀ اثر کمبود نیروی کار روی قیمت صحبت می‌کنیم و یا مثلا خیلی راحت به تامین‌کنندگان می‌گوییم که قیمت‌شان باعث می‌شود در بازار کشور فروش خوبی نداشته باشند. ارائه این اطلاعات اضافی به آن‌ها اجازه می‌دهد در یک محیط زمینه‌ای مشابه عمل کنند و فرضیات نادرست را کاهش می‌دهد.
تایید اعلام وصول
و آخرین مورد، تایید دریافت ایمیل‌ها در یک بازۀ زمانی 24 ساعته، حتی ایمیل‌هایی که برایشان در همان لحظه پاسخی نداریم، است. این کار به اعتمادسازی کمک می‌کند. من به این نتیجه رسیدم که اگر به مشتریان و شرکا اطلاع دهم که تا فلان ساعت پاسخ‌شان را می‌دهم به مراتب بهتر از این است که پاسخ دادن را تا زمانی که به نتیجه‌ای رسیدم به تعویق بیاندازم. در واقع با اعلام وصول ایمیل، این فکر را که ممکن است "من فکر کنم آن‌ها مهم نیستند" درون سر مشتریان و شرکا، از بین می‌برم.
طبیعتاً گاهی خودم هم از این کارها خسته می‌شوم و کم می‌آورم اما باز هم به آن‌ها ادامه می‌دهم و از ادامه دادنشان استقبال می‌کنم. وقت‌هایی که حجم کار آنقدر زیاد بود که نمی‌دانستیم چه کار باید کنیم، و همچنین وقت‌هایی که هیچ‌کس به ما توجهی نمی‌کرد، تعهد تیم به شفافیت باعث شد بتوانیم کار را پیش ببریم. به مرور زمان، رویکرد ما نسبت به شفافیت ارتباطی عمیق بین سهام‌داران و خودمان ایجاد کرده است که این منجر به ایجاد حس خوب "اعتمادِ به‌جا" شده است. با توجه به اینکه ارزش اصلی کسب‌وکار ما این است که "ما یک زنجیره تامین قابل اعتماد هستیم"، ارائۀ بهترین تلاش خود برای اجرای واقعی این ارزش، احساس بسیار خوبی به ما می‌دهد.
